SharePoint – das intelligente Intranet

Viele Unternehmen möchten gerne besser intern vernetzt sein, Sie auch?

Dokumente und Informationen sind oft in uralten Datenkästen (der Netzwerk-Fileshare!) verhaftet. Auffinden von Dokumenten? Fast unmöglich – besonders wenn sich neue Kollegen in die bestehenden Ablagestrukturen durchklicken dürfen. Wie könnten Unternehmen solche Herausforderungen besser meistern? Mit einer strukturierten Ablage von Dokumenten – und einer schlüssigen Verschlagwortung!

Es gibt eine Vielzahl von Systemen die solche Lösungsansätze anbieten, doch oft sind diese mit hohen Kosten verbunden und nur schwer zu konfigurieren. Unternehmen, die bereits erfolgreich eine der Microsoft 365 Lizenzen (Ob Business Premium, E3, usw.) verwenden können sich freuen: SharePoint ist hier in den meisten Fällen als Produkt bereits enthalten! Noch besser: Unternehmen die jetzt schon mit Microsoft Teams arbeiten, verwenden die SharePoint Komponente im Hintergrund bereits heute.

Damit Unternehmensdaten, die im SharePoint wohnen, nicht das gleiche Schicksal ereilt wie die Daten im Netzlaufwerk, müssen sich Unternehmen (und die dazugehörigen Administratoren und Team-leads) ein wenig Gedanken machen, bevor es an die Migration und/oder die Befüllung von Ablageorten mit Daten geht.

• Wie soll eine Dateistruktur aussehen?
• Welche Personen sollen auf die Daten zugreifen?
• Gibt es ausnahmen bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern?
• Wo können Bereiche wie Logistik oder Human Resources Daten verwalten, ohne dass die Kollegen vom Marketing genervt werden?

➡️ Ein Datenstrukturkonzept ist der erste von vielen vernünftigen Schritten in eine geordnete Datenlandschaft. Spannend wird es auf dem Weg zur gehobenen SharePoint Umgebung, wenn die Thematik der Informationsverschlagwortung ansteht.

Wo früher Ordner in Ordner in weitere Ordner von Unterordnern im Netzlaufwerk gesteckt wurden, bietet SharePoint etwas radikal neues: Verschlagwortung von Inhalten. Warum? Benutzer müssen fortan nicht durch endlos lange Ordnerbäume klicken um an den gesuchten Dokumenten anzukommen. Durch eine saubere Verschlagwortung können Inhalte durch simples Filtern der Ablageorte „durchsucht“ werden. Das Ergebnis: ein schnelles auffinden von Informationen, so dass mehr Zeit für die wichtigen Dinge während der Arbeitszeit bleibt. Neugierig? Dann sprechen Sie uns gerne an.